如何避免这五个常见的沟通错误

我相信很多人都曾经为自己在演讲和会议中的发言缺乏重点或是达不到想要的效果而苦恼过。其实大家可以通过以下这五个简单的方法，来避免一些常见的错误，使我们与他人的交流变得更加有效。

1. 开场

当今世界上最珍贵的商品其实不是黄金或加密货币，而是人们对你的关注。如今大家的注意力总是被大量的信息来回争夺。那么为什么还是有这么多的人会用“嗨，我的名字是……今天我要谈论的问题是……”这种老套的开场发言来试图吸引听众的注意力呢？这是一种乏味、平庸、令人迷惑的开场方式，完全就是浪费时间。它不仅缺乏独创性，而且非常愚蠢。因为大多数发言者在用这种方式开场时，身后的屏幕上就正在显示着自己的名字和演讲的标题。

与其用无聊的例行介绍做开场，其实我们可以像007电影中的詹姆斯·邦德一样，用某个行动来开始自己的演讲。比如说，讲一个故事，进行一个民意调查，提出一个挑衅性的问题，显示一个视频片段等等。以这种方式开始，可以立刻吸引到观众的注意力。在参加会议时，我们也同样可以使用这种方法，比如在发言时首先提出一两个需要回答的问题等等。这样一来，与会者从一开始就都能够参与进来。

2. 结尾

心理学研究告诉我们，人们印象最深刻的往往是自己听到的第一句话和最后一句话，而不是中间的部分，也就是所谓的首要效应和新近效应。你可能觉得每个演讲者肯定会花很多时间来准备自己的结束语。但事实上，我听到的最常见的结束语是：“抱歉我们没时间了，有别人还需要用这个会议室。” 这种结尾只会使你失去一个很好的机会！大家需要花时间认真计划和练习每个演讲的结尾，记得一定要简洁明了，因为你不会有很多时间。一旦你表示即将结束这次演讲，比如说出“我的结论是……”，听众们就会开始转移注意力，去关注接下来的内容。

解决这个问题的办法是首先表达你的感激之情：“谢谢您的时间”或“我感谢您对此的关注。” 接下来，就只需要说出你这次演讲的目的就好，也就是你最想要让听众了解、感受和去做的内容。

3. 过渡

我在大学里曾接受过一个学期的校园导游培训。培训期间，他们给我留下的最深刻的印象就是，一名优秀的导游永远不会失去他所带的旅行团的关注。对于演讲者和会议主持人来说，其实也存在着相同的标准—切勿失去听众。因为如果你这样做，他们很可能就会去看手机、找朋友聊天或是睡觉。演讲中最薄弱的环节就是当你从一个地方/部分移动到下一个地方/部分的时候。这时你的观众最有可能迷失、分散注意力或感到困惑。因此，你必须花时间来计划和练习如何在转换话题时保持大家的注意力。

在任何典型的商业沟通过程中，都有几个必须注意的过渡时间点：

• 在不同演讲要点之间的转换

• 进入和退出幻灯片的过渡时间

• 从演讲部分到问答时间的过渡

• 从一个演讲者切换到另一个演讲者的时间

一个成功的过渡既要包括对上一个主题/幻灯片/人物的总结，也要提及到下一个主题/幻灯片/人物。转换方式可以是某种陈述，比如“我们对这个问题已经有了清楚的了解，现在我就来谈一谈可以解决该问题的方法。”，也可以是提出问题，例如“对于如此严重的问题，我们应该如何解决呢？”。

4. 模糊用词

如今，有太多的领导者都曾经因为用词错误而对自己的声誉产生过负面影响，例如“我认为我们也许应该试着进入这个新市场”之类的。这种模棱两可的短语常常在我们与他人的沟通过程中占据了很大的比例。但是这只会使你显得能力不足，缺乏自信，或是对自己的观点和做法犹豫不决。

解决这个问题的最好方法是通过词语替换，找到更明确、更清晰的词语来代替那些意思模糊的词语。例如，把“我认为”变成“我相信”或是“我知道”。通过寻找替换词，你可以更清晰、更坚定地表达出自己的观点。当然，在开始寻找替换词之前，你还必须能够意识到哪些词语需要替换。幸运的是，现在有很多的应用程序，都可以针对你的语言使用情况提供有用的个性化反馈。

5. 背诵

我相信每个演讲者都曾经担心过在某一次重要的演讲中会突然忘记自己接下来要说的话。因此，许多人都试图通过背诵演讲稿来解决这个问题。事实上，背诵反而会增加发生这种事的可能性。那么，你应该怎么做才能摆脱这种命运呢？简而言之就是：避免背诵。

原因如下：如果你试图将整个演讲稿背诵下来，就会在自己的记忆中给你要说的内容创建一个“正确”的表达方式。但是这只会增加你的心理压力，因为你在演讲时总是希望能使用和记忆中那个“正确”方式一模一样的语言。这种额外的认知负担反而增加了你犯错的可能性。此外，对内容是否“正确”的关注也会使你没有足够的精力来关注到其他方面，从而影响到和听众之间的直接交流和沟通。

但是，如果我们不应该背诵演讲稿，如何才能确保要讲的内容不会被遗忘或变得散乱无序呢？关键就在于要建立一个全面、清晰的演讲提纲。这就像是为你和听众提供了一张地图。手里拿着地图的人，很难会迷路。首先，我们要花一些时间认真确定一个以听众为中心的演讲结构。其次，以提纲的格式记录它。这里至少有三种提纲结构可以帮助你：

• 基于要点的提纲：利用层层缩进的列表结构列出主要观点，并提供每个要点的关键词。

• 基于问题的提纲：按照全部演讲内容的逻辑顺序列出每个可以引发特定答案的问题。

• 基于图片的提纲：使用图标、图片和文字注解等以图形方式绘制出你的主要想法。

最后，提前练习好如何根据提纲进行演说，并允许自己改变内容的表达方式。你的措辞不必每次都完全相同，可以根据自己的现场感受和听众的反应来不断调整内容。与更严格的背诵方式相比，这种灵活性会大大降低我们突然忘词的可能性。

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译自原文：Five Common Communication Mistakes (And How to Fix Them) from GSB Insights